El evento se realizará el dia jueves 3 de noviembre de 2011
Hora: 5:00 p.m.
lunes, 6 de junio de 2011
TEMA A TRATAR
La niñez desamparada
Violencia intrafamiliar
La educación en Colombia
La drogadicción
La delincuencia
El desempleo
La inseguridad. (NOTA: deben esoger uno de estos temas)
ACTIVIDADES A REALIZAR
•Invitación a los asistentes (profesores y coordinador jornada de la tarde, 5 estudiantes de grado 10
•Portafolio a cada participante del congreso
•Lista de asistencia de los invitados.
•Plegable con los temas del congreso para los asistentes
Cada una de estas actividades las debe realizar un equipo
(todo el grupo debe participar en el evento).
Post-congreso
… y el congreso se ha acabado y llega el bajón. Pero el impacto del congreso no acaba aquí: puedes y debes mantener el contacto y la comunicación con tus asistentes a través de la comunicación post-congreso.
La comunicación post-congreso es toda comunicación relacionada con el congreso: información sobre el congreso, resultados de una encuesta, unas fotos o un vídeo del congreso… Existen múltiples soluciones para comunicar con los asistentes: vía la Intranet de la empresa, creando una página web, enviando un email, etc. Ayudarás a los invitados a recordar los mejores momentos del acto.
Delega: no puedes hacerlo todo tú sólo durante el congreso: responsabiliza a personas de tu confianza.
Intenta descansar el día antes del congreso… aunque probablemente habrá preparativo de último momento…
Mantén la calma en todo momento. Ten las ideas claras y el programa, la hoja de coordinación de equipo y tu walkie-talkie siempre a mano. Eres el responsable.
Comprueba que todos los cables estén bien cubiertos con cinta adhesiva (por seguridad y estética).
El Congreso
El momento clave! Todo el trabajo de preparación culmina este día/días. Haz una comprobación rápida de todo antes de que los asistentes lleguen.
• Comprueba el funcionamiento de los equipos audiovisuales una última vez, por lo menos 30 minutos antes del inicio de las sesiones
Comunicación del congreso
Dado el tiempo y el dinero que invertirás en el evento, es vital informar y motivar bien a tu audiencia objetiva.
Aquí tines algunos Conejos:
• Investiga cuál es el modo de comunicación más adecuado. Infórmate sobre el público: datos demográficos (edad, sexo, etc.), características (de dónde vienen, perfil socio-económico…), etc. Te ayudará a definir los medios más adecuados y el tipo de comunicación a llevar a cabo.
• Planifica la comunicación:
• Define los objetivos de tu comunicación: ¿Informar? ¿Conseguir algún tipo de respuesta?
• Selecciona los medios de comunicación: diseño, tono de la comunicación, modo de entrega (email, correo, mensajero, revistas profesionales,…)
El material de comunicación debe incluir como mínimo: nombre del congreso, nombre de la empresa, fecha, lugar y dirección donde tiene lugar el acto, datos de contacto, acción requerida (contestar, cuándo y a quién…), precio y condiciones de pago (si las hay), página web del evento para más información.
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