Delega: no puedes hacerlo todo tú sólo durante el congreso: responsabiliza a personas de tu confianza.

 Intenta descansar el día antes del congreso… aunque probablemente habrá preparativo de último momento…

Mantén la calma en todo momento. Ten las ideas claras y el programa, la hoja de coordinación de equipo y tu walkie-talkie siempre a mano. Eres el responsable.

 Comprueba que todos los cables estén bien cubiertos con cinta adhesiva (por seguridad y estética).

El Congreso

El momento clave! Todo el trabajo de preparación culmina este día/días. Haz una comprobación rápida de todo antes de que los asistentes lleguen.

• Comprueba el funcionamiento de los equipos audiovisuales una última vez, por lo menos 30 minutos antes del inicio de las sesiones

Comunicación del congreso

Dado el tiempo y el dinero que invertirás en el evento, es vital informar y motivar bien a tu audiencia objetiva.

Aquí tines algunos Conejos:

• Investiga cuál es el modo de comunicación más adecuado. Infórmate sobre el público: datos demográficos (edad, sexo, etc.), características (de dónde vienen, perfil socio-económico…), etc. Te ayudará a definir los medios más adecuados y el tipo de comunicación a llevar a cabo.

• Planifica la comunicación:

• Define los objetivos de tu comunicación: ¿Informar? ¿Conseguir algún tipo de respuesta?

• Selecciona los medios de comunicación: diseño, tono de la comunicación, modo de entrega (email, correo, mensajero, revistas profesionales,…)

El material de comunicación debe incluir como mínimo: nombre del congreso, nombre de la empresa, fecha, lugar y dirección donde tiene lugar el acto, datos de contacto, acción requerida (contestar, cuándo y a quién…), precio y condiciones de pago (si las hay),  página web del evento para más información.

Hay que pensar, escribir y validar muy bien todos estos aspectos antes de poner en marcha la organización

tendrás que prever el material necesario para las presentaciones en las salas, el equipo audiovisual necesario, la disposición de las mesas… Para cuando lleguen los asistentes, tendrás que haber pensado el proceso de registro de asistentes, una carpeta de bienvenida, algún regalo, las acreditaciones, etc.

Búsqueda de proveedores

 

 

En esta fase tendrás que seleccionar a los profesionales que harán de tus necesidades una realidad. Encontrar los proveedores adecuados es un proceso complejo… aquí te damos algunas reglas:

• Implica lo antes posible a los proveedores en el proceso de preparación del acto. Te dará tiempo para negociar, explorar nuevas opciones con ellos, aprovechar sus ideas y experiencia y evitar costos de última hora e imprevistos.

Miremos qué es lo que hay que hacer en cada etapa para asegurar que el congreso salga bien:

PROGRAMACION

•Es necesario tomar en cuenta todos los aspectos que corresponden a la organización y que deben realizarse en equipo, mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar, ejecutar y evaluar.

Hay cinco etapas en la organización de un congreso:

 

 

•El pre-congreso: la preparación hasta el día del congreso

 

•      1 • Definición del programa y de las necesidades
2 • Búsqueda de proveedores
3 • Comunicación del congreso
4 • El congreso
5 • Después del congreso

Organizacion de Eventos

INTRODUCCION

•Frecuentemente los directivos de las empresas realizan viajes de negocios y programan eventos especiales en la empresa, los cuales requieren una cuidadosa planeación para lograr excelentes resultados.  El trabajo secretarial para estas ocasiones se multiplica, deben desarrollarse las labores cotidianas y las relacionadas con la programación, realización y finalización del evento. F

•EVENTOS

 

•En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos, para que su realización tenga éxito y se desarrolle sin contratiempos.